REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE
<<COOUNILIBRE>>
ACUERDO No._______

Por el cual se establece el Reglamento de Funcionamiento del Consejo de Administración de COOUNILIBRE.
El Congreso de Administración en ejercicio de las facultades legales y estatuarias y,


CONSIDERANDO
Que el Consejo de Administración es el órgano  permanente de administración subordinando a las directrices y políticas de la Asamblea General de Asociados.
Que de cuerdo con el artículo 72 y 76 numeral 1º. De los estatutos, le corresponde al Consejo de Administración reglamentar sus funciones para el correcto funcionamiento de COOUNILIBRE.

ACUERDA
COMPOSICIÓN

ARTICULO 1.  El Consejo de Administración elegido por la Asamblea General previsto en el Estatuto, estará integrado por cinco (5) miembros principales y cinco (5) suplentes numéricos, asociados, hábiles de COOUNILIBRE y que llenen los requisitos que la ley y el Estatuto exigen para ser designados en el cargo.
PARAGRAFO: Los integrantes del Consejo de Administración que representen entidades actuarán y cumplirán sus funciones en interés de COOUNILIBRE en ningún caso el de la entidad que representan.
ARTICULO 2.  El período estatutario para los miembros del Consejo de Administración es de dos (2) años contados a partir de la fecha de su instalación. Sin embargo, es entendido que los miembros del Consejo conservarán el carácter de tales hasta cuando la Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria haga la elección de consejeros para nuevo período o sean removidos por causas justificadas.

ELECCIONES

ARTÍCULO 3. Para la elección del Consejo de Administración se utilizará el sistema de nominación  unipersonal Pudiendo el candidato autopostularse o ser postulado. Serán elegidos los de mayor votación en forma descendente.
Si se presentan empates se resolverán en una nueva votación circunscrita o limitada a los candidatos que hayan empatado la votación para el renglón en disputa, Esta votación podrá hacerse a viva voz o poniéndose de pies o levantando la mano.

INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS

ARTÍCULO 4.  Los candidatos a ser miembro del Consejo de Administración se inscribirán ante la Secretaría de la Asamblea,

INSTALACIÓN

ARTÍCULO 5.  El Consejo de Administración se instalará por derecho propio a partir de la elección o designación por el órgano competente de la Cooperativa y elegirá dentro de sus miembros principales un (1) presidente y un (1) Vicepresidente, También nombrará un Secretario de Actas.


FUNCIONES DEL PRESIDENTE
ARTÍCULO 6.  Son funciones del presidente:

FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE
ARTÍCULO 7.  Son funciones del vicepresidente las siguientes:

ARTÍCULO 9.  Para la instalación y asignación de cargos, en su primera reunión el consejo procederá así:

CONVOCATORIAS

ARTÍCULO 10.  La convocatoria a reunión ordinaria del Consejo únicamente las hará el presidente, o en su defecto,, el Vicepresidente, La reunión extraordinaria se hará por iniciativa del Presidente en su defecto, el Vicepresidente o, a solicitud de dos (2) miembros principales del Gerente de la Junta de Vigilancia.

ARTÍCULO 11.  La convocatoria la hará directamente el Presidente o por quien tenga derecho a hacerlo por intermedio de la Secretaría informando  el día, lugar y objeto de la reunión.

QUORUM,

ARTÍCULO 12.  El quórum para el Consejo de Administración lo constituye la asistencia de la mayoría simple de los miembros principales o habilitados como tales, constituirán quórum para que este organismo pueda deliberar y adoptar decisiones válidas. Las decisiones del Consejo de Administración se tomarán por mayoría simple de votos de los miembros asistentes a la reunión.

ARTÍCULO 13. Los miembros suplentes serán citados a todas las reuniones con derecho a voz cuando no estén  reemplazando a un principal, los suplentes en su orden numérico, reemplazarán a los principales en sus ausencias accidentales, temporales o permanentes o cuando se consideren dimitentes o pierdan su carácter.
ARTÍCULO 14. Al verificar el quórum se establecerá cuáles de los suplentes actuarán como principales por ausencia de algunos de éstos. Los suplentes seguirán actuando como principales en la respectiva sesión aunque con posterioridad lleguen los principales.

DIMITENTES.

ARTÍCULO 15,  El consejero que sin causa justificada, dejare de asistir a tres (3) sesiones consecutivas, o que faltare a cinco (5) alternas de las sesiones realizadas durante doce (12) meses, será considerado dimitente, La justificación de las ausencias deberá ser presentada por escrito a la secretaria del Consejo, el cual la estudiará en pleno, debiendo responder al interesado si se encontró aceptable o no.
ARTÍCULO 16.  Cuando se completarán las faltas a que hace referencia al artículo anterior. El Consejo en pleno dictará el acuerdo mediante el cual se aplique la sanción establecida en el Estatuto y se procederá mediante acuerdo a llamar en forma permanente, al suplente que continuará actuando, como principal.

ORDEN DEL DÍA

ARTÍCULO 17. El orden del día debe contener los asuntos concretos que se van a tratar en cada sesión, corresponderá al secretario elaborar el orden del día previa consulta con el Presidente del Consejo. Al hincar la sesión, el presidente ordenará leer  el orden del día propuesto, que podrá ser modificado. Solamente por razones especiales y con aprobación unánime, podrá alterarse el orden del día organizado inicialmente.

REUNIONES

ARTÍCULO 18.  El Consejo de Administración se reunirá ordinariamente por lo menos una (1) vez al mes  y extraordinariamente las que fueren necesarias.
ARTÍCULO 19. Las sesiones del Consejo serán presididas por el Presidente o en su orden, por el Vicepresidente. Sin embargo, después de quince (15) minutos de la hora señalada, el presidente o el vicepresidente  faltaren, presidirá la reunión uno de los integrante del Consejo, por orden alfabético.

ARTÍCULO 20.  El Consejo podrá reunirse en forma independiente al Gerente Junta de Vigilancia y Revisor Fiscal. Sin embargo, para garantizar una buena coordinación entre los organismos administrativos, el Consejo los invitará en cuyo caso solamente tendrán derecho a voz. Los miembros de la Junta de Vigilancia y el Revisor Fiscal asistirán cuando deseen por derecho público.
ARTICULO 21.  Cuando alguno o algunos de los asociados de la cooperativa deseen  ser oídos por el Consejo de Administración deberán solicitarlo por escrito en comunicación dirigida al Presidente, Gerente, Junta de Vigilancia, o Secretaría , explicando las razones de la solicitud.
ARTÍCULO 22. Los miembros del Consejo y las demás personas que asistan a las reuniones del mismo, deberán guardar discreción sobre los asuntos que sean tratados en dichas reuniones.
ARTÍCULO 23.  En las deliberaciones del Consejo, se seguirán básicamente las siguientes normas:

ARTÍCULO 24.  Para tomar sus decisiones el Consejo deberá agotar todos los medios a fin de reunir el consenso, si no se lograse las decisiones se tomarán por simple mayoría de votos, si sólo existen tres (3)miembros principales, las decisiones se tomarán por unanimidad.
ARTÍCULO 25.  En la mayoría de los casos, exceptuando lo contemplado en este reglamento, el voto de los consejeros se expresarán levantando la mano, en señal de aprobación.

DECISIONES.

ARTÍCULO 26.  Las decisiones del Consejo se expresarán en Acuerdos, Proposiciones o Disposiciones que se harán conocer por conducto de la secretaría o el Gerente.
ARTÍCULO 27.  Los acuerdos que requieran la aprobación de la Entidad Estatal de Control y Vigilancia serán enviadas por conducto de la Secretaría de la Cooperativa.

A C T A S

ARTÍCULO 28. Las actas de las reuniones del Consejo de Administración deberán ser redactadas por la Secretaría del Consejo, además de las informaciones complementarias que permitan un conocimiento claro y preciso del desarrollo de la reunión., deberán contener:

COMITES

ARTÍCULO 29. Los Comités Especiales establecidos en el Estatuto o por decisión de la Asamblea General o del Consejo de Administración, aplicarán en lo pertinente para deliberaciones, las normas contenidas en el presente Reglamento.

ARTÍCULO 30.  El Consejo de Administración nombrará los Comités Especiales que considere necesarios para el mejor cumplimiento de sus funciones, los cuales pueden ser temporales o permanentes. Será obligación nombrar por lo menos el Comité de Educación y el Crédito

NOMBRAMIENTO DEL GERENTE Y SUPLENTE DEL GERENTE.

ARTÍCULO 31.  Corresponde al Consejo de Administración, nombrar al Gerente y suplente del Gerente para cumplir esta función, el Consejo usará el siguiente procedimiento:

 

2. Análisis presupuestario (para determinar cuánto está en capacidad de pagar la cooperativa como salario al Gerente).
3. Postulación de candidatos.
4. Nombramiento de comisión para preseleccionar candidatos de acuerdo a requisitos fijados,

 

 

 

ADMISIÓN Y RETIRO DE LOS ASOCIADOS.

ARTÍCULO 32.  Corresponde al Consejo de Administración aprobar el ingreso y retiro de los asociados para lo cual establecerá un Reglamento. También podrá delegar estas funciones en un comité de admisiones y retiro de asociados que podrá organizar cuando lo estime conveniente.

FIANZAS

ARTÍCULO 33.  Determinar conjuntamente con la Junta de Vigilancia, la naturaleza y las cuantías de las fianzas que deben prestar las personas que manejen los bienes y fondos de la entidad. Con el propósito de que la Cooperativa cuente con el respaldo que garantice el cumplimiento y el correcto manejo por parte de las personas que desempeñan cargos de responsabilidad, se debe contratar una fianza de manejo para cuya constitución y vigencia es necesario cumplir con los siguientes pasos:

DELCRÉDITO.

ARTÍCULO 34.  El Consejo de Administración debe definir la política de Crédito de la Cooperativa y las normas y  procedimiento por los cuales se va a regir servicios de crédito, de manera especial, en cuanto: a destinos de préstamos, cuantías, garantías y otros que se estimen necesarios.

Todas las normas sobre el crédito quedan consignados en el Reglamento de Servicios de Crédito.
5.  Ordenar impresión de informes y distribuirlo a los Asociados antes de la Asamblea (es aconsejable distribuirlo con varios días de anticipación).

6. Presentación del informe a la Asamblea.

ARTICULO 36. Presentar a la Asamblea el Proyecto de Distribución de Exce­dentes.

Corresponde al Consejo de Administración presentar a la Asamblea el Proyecto para la Distribución de Excedentes anual, el cual debe hacerse teniendo en cuenta las normas señaladas en la ley y el Estatuto. Dicho proyecto se presentará en forma de proposición por parte del Consejo a la Asamblea.

INVERSIÓN DE FONDOS

ARTICULO 37. Corresponde al Consejo de Administración decidir sobre la destinación de parte de los recursos económicos para invertir en otras entidades o en programas especiales que se acuerden. El tipo de inversiones, cuantías, rendimientos que ofrece, etc., son algunos aspectos que deben tomarse en cuen­ta a fin de que su ejecución no afecte la estabilidad económica y financiera de la cooperativa, ni se desvirtúen sus objetivos fundamentales. Para tomar acción en este aspecto debe seguirse el procedimiento que se detalla a continuación:

1. Análisis de la situación financiera de la Cooperativa, para determinar la posi­bilidad de usar parte de recursos de la Entidad para inversiones.
2. Análisis de la inversión
Deben considerarse aspectos como :
a) Necesidad
b) Conveniencia para la cooperativa
c) Parte del capital que se afecte
d) Rendimiento
e) Seguridad
f) Duración
3. Aprobación de la inversión.
Se debe indicar cuantías, tipos de inversión y entidad en la que se hará
4. Constancia en el Acta, mediante Acuerdo

5. Comunicar al Gerente la decisión.

ARTICULO 38. El Consejo de Administración debe designar a través de cuá­les Entidades Financieras han de manejarse los dineros de COOUNILIBRE, para efecto deben ser tenidos en cuenta aspectos como facilidad por la ubica­ción, ventajas que ofrecen, servicios que pueden obtenerse. El cumplimiento de esta función puede ser logrado a través del proceso siguiente:

1. Solicita al Gerente información sobre condiciones y ventajas que ofrecen los Bancos, teniendo en cuenta un criterio de integración con Entidades Fi­nancieras dirigidas hacia el Cooperativismo o Beneficiario Social.

2. Análisis de la información suministrada por el Gerente.
3. Selección del Banco.
4. Constancia en el acta.
5. Comunicación al Gerente.
6. Autorización a la Gerencia para la apertura de la cuenta.

DE LA ASAMBLEA GENERAL

ARTICULO 39. Convocar a la Asamblea de la Cooperativa tanto en la forma Ordinaria como Extraordinaria, para tal efecto deben tenerse en cuenta las nor­mas legales sobre la materia, considerando algunas circunstancias especiales en las que se puede dar el caso de convocatoria a través de otros organismos, prioritariamente es el Consejo a quien corresponde esta función y para su cum­plimiento debe seguir el procedimiento que se señala a continuación:

1. Análisis por parte del Consejo de las normas establecidas en el Estatuto para convocar a Asamblea.

2. Convocar la Asamblea. Al hacer la convocatoria debe el Consejo de Admi­nistración señalar mediante acuerdo:

a) La fecha, hora, lugar y objeto de la Asamblea
b) Clase de Asamblea: Ordinaria o Extraordinaria
c) Nombrar las comisiones que considere necesaria para preparar la Asam­blea.

3. Notificar la convocatoria a la Junta de Vigilancia para que este organismo cumpla las funciones que corresponde al respecto.

4. Constancia en el Acta.

5. Notificar a los asociados, la convocatoria con la debida anticipación, utili­zando los medios más adecuados. De acuerdo con la ley la notificación debe hacerse por escrito, por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación.
6. Propuesta de Orden del Día.

DEL PRESUPUESTO

ARTICULO 40. Revisar el Presupuesto de Excedentes y Pérdidas mensual-mente y para cada ejercicio, por medio del presupuesto se debe desarrollar el programa anual de COOUNILIBRE en tal forma que se garantice una gestión racional y eficaz, y se pueda evaluar periódicamente el resultado de la gestión administrativa y financiera. En este sentido el presupuesto es una de las mejores herramientas con que cuenta la Empresa y es al Consejo de Administración a quien corresponde esta función básica. Para su cumplimiento deberá seguirse el siguiente proceso:

1. Estudio del Plan Anual de COOUNILIBRE.

Por este medio se pueden establecer las necesidades en materia de ingresos para atender en forma normal los gastos que ocasionará el funcionamiento de la Coo­perativa en general.

2. Recibir información de la Gerencia y Revisor Fiscal sobre la experiencia de ejercicios anteriores en cuanto a ejecución presupuesta!.

3. Fijar criterios generales sobre los aspectos más importantes tomando en cuenta el Plan Anual de COOUNILIBRE.

4. Nombrar comisión con la participación del Gerente para que elabore un pro­yecto de presupuesto.

5. Enviar copia del proyecto a cada uno de los miembros del Consejo.

6.  Elaboración del definitivo, aprobarlo mediante Acuerdo y dejar constancia del mismo en el Acta.

7. Enviar texto del presupuesto a la entidad estatal de control y vigilancia, den­tro de los términos legales.

PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y PRESUPUESTO

ARTICULO 41. Tiene el Consejo de Administración la obligación de aprobar el programa y el presupuesto de Educación para cada periodo anual.

• Determinar el monto total de recursos económicos disponibles para educación durante el período.

• Comisionar al Comité de Educación para que elabore los proyectos de progra­ma y presupuesto, señalándole el plazo para su presentación.

• Discusión y aprobación del programa y presupuesto de Educación definiti­vos.

• Dejar constancia en el acta.

• Enviar el programa y el presupuesto de educación a la Entidad de Control y Vigilancia.

REGLAMENTOS

ARTICULO 42. El Consejo de Administración tiene a su cargo la reglamenta­ción de todos los comités, los servicios que preste la Cooperativa, y procedi­mientos. También reglamentará el uso de los Fondos Sociales.

PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES

ARTICULO 43. COOUNILIBRE debe elaborar anualmente un plan de activi­dades en el cual se hará indicación precisa sobre las metas que se quieren alcan­zar y el cual servirá, además, como guia del trabajo de todos los organismos. Por este medio será posible evaluar resultados y medir, por lo tanto, el éxito alcanzado, en forma objetiva y real. Para esta actividad se sigue el procedimien­to que a continuación se detalla:

1. Hacer evaluación de COOUNILIBRE para conocer la situación en aspectos administrativos, financieros, contables, etc identificando los problemas princi­pales en todas las áreas.

2. Fijar criterios generales en cuanto a necesidades que se consideren priorita­rias para ser incluidos en el Plan Anual.

3. Nombrar comisión que se encargue de preparar un proyecto de plan anual, en asocio del gerente, señalándole plazo para su presentación.
4. Presentación y aprobación del Plan por parte del Consejo.

5. Dejar constancia en el Acta.

6. Ejecución del Plan, por lo cual se debe seguir un cronograma y asignarse responsables directos de ejecución de cada actividad.

7. Evaluar periódicamente el plan y aprobar los ajustes necesarios.

MANUALES DE FUNCIONES

ARTICULO 44. Aprobar Manuales de Funciones para empleados de la Coo­perativa.

Es necesario que todas las personas que deban vincularse a la cooperativa como empleados, tengan bien definidas sus funciones y responsabilidades.

El Consejo de Administración es el responsable de aprobar las funciones.

RECURSOS EXTERNOS

ARTICULO 45. En algunas circunstancias COOUNILIBRE requiere capital externo para ampliar o para hacer algún determinado tipo de inversiones. Tanto la aprobación de los planes como de su financiación externa, es función que debe asumir el Consejo, lo cual puede lograrse con el siguiente procedimiento:

1. Estudiar y definir la necesidad o el plan que desea financiar.

2. Analizar la capacidad de endeudamiento de la Cooperativa
3. Estudiar las diferentes fuentes de crédito a través de las cuales se puede gestionar financiación.

4. Seleccionar la entidad ante la cual se hará la solicitud de crédito.

5.  Establecer monto de crédito que se va a solicitar y su destinación.

6. Dejar constancia en el acta.

7.  Dar autorización al Gerente para tramitar la solicitud de crédito.

 

PLANTA DE PERSONAL

ARTICULO ¿6. El funcionamiento general de COOUNILIBRE exige en un determinado momento se amplíe la planta de personal, lo cual implica la crea­ción de nuevos cargos, sean indefinidos, término fijo o por servicios. Esta deci­sión corresponde tomarla al Consejo de Administración.
Cooperativa, y de los consejeros que aprueban el acta en representación del Consejo de Administración.
OTRAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

ARTICULO 51. Decidir sobre el ejercicio de acciones judiciales y transigir cualquier litigio que tenga COOUN1LIBRE y someterlo a arbitramento, para lo cual el Consejo seguirá el siguiente procedimiento:

1.  Estudiar y analizar con detenimiento los casos que conlleven a tomar este tipo de determinación.

2. Autorizar al Gerente para ejecutar la acción respectiva.

3.  Recibir información periódica de la forma como se van adelantando tales acciones.

4. Hacer modificaciones y correcciones que sean necesarias al proceso, cuando las condiciones lo exijan.

5. Asumir la responsabilidad hasta terminar el caso íntegramente.

ARTICULO 52. Corresponde al Consejo de Administración estudiar y aprobar el Plan Contable, previo concepto del Revisor Fiscal.

AUTORIZACIONES AL GERENTE

ARTICULO 53. Al Consejo de Administración corresponde autorizar espe­cialmente al Gerente en los siguientes actos administrativos y económicos:

1. Compromisos superiores a ( ) salarios mínimos mensuales vigentes.

2. Contratos de trabajo y asignaciones de sueldo.

3. Consecución de recursos externos.

4. Cambios de sede.

5. Contratos de obras.

 

REPRESENTACIÓN DE COOUNILIBRE

ARTICULO 54. En concordancia con lo dispuesto por la ley, en las Asam­bleas, reuniones, congresos o cualquier otro evento cooperativo de organismo de grado superior o de cualquier entidad donde tenga vinculación COOUNILIBRE o se le invite, la representación estará a cargo del Gerente o de las personas que designe el Consejo de Administración.

VIGENCIA

ARTICULO 55. Este reglamento entra en vigencia, a partir de la fecha de aprobación por parte del Consejo de Administración.

El presente reglamento fue aprobado por el Consejo de Administración en re­unión celebrada el día 21 de marzo de 2009, según consta en el Acta No._____

 

 

JOSE BARROS PADILLA                                  HORACIO LEZCANO SOSA
Presidente                                                             Secretario