REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
DE LA JUNTA DE VIGILANCIA
DE COOUNILIBRE
ACUERDO No.
Por el cual se establece el reglamento de funcionamiento de la Junta de Vigilancia de COOUNILIBRE.
La Junta de Vigilancia en ejercicio de las facultades legales y estatutarias y,
CONSIDERANDO
Que los asociados tienen el derecho de ejercer la vigilancia de su cooperativa y que para efectuarlo pueden delegarlo en la Junta de Vigilancia.
Que el ejercicio de la vigilancia a través de la Junta de Vigilancia es un mecanismo de participación que le garantiza la democracia cooperativa a los asociados, y
Que para ejercer la vigilancia y el control con mayor eficacia la Junta de Vigilancia requiere su propio reglamento.
ACUERDA
ARTICULO 1. La Junta de Vigilancia es el órgano de vigilancia social, integrada por asociados hábiles y cuya función es la de cuidar el correcto funcionamiento y la eficiencia administrativa y social de la Cooperativa.
ARTICULO 2. La Junta de Vigilancia estará formada por dos (2) asociados hábiles y sus respectivos suplentes numéricos, elegidos por la Asamblea General, para un período de dos (2) años.
ARTICULO 3. La Junta de Vigilancia se instalará por derecho propio a partir de la elección o designación por el órgano competente de la Cooperativa.
ARTICULO 4. En la sesión de instalación la Junta de Vigilancia procederá así:
a) Elegir Presidente y Secretario.
b) Revisar la documentación pertinente como fuente de información.
c) Elaborar un plan de trabajo.
d) Comunicar por escrito al Consejo de Administración, al Revisor Fiscal, al Gerente, a los asociados y a la Supersolidaria la forma como quedaron elegidos sus miembros.
ARTICULO 5. La elección de presidente y secretario se hará de común acuerdo entre los miembros principales. Si esto no es posible, quedará de presidente quien tenga mayor antigüedad como asociado de la Cooperativa, contándose aquélla a partir de la última fecha de aceptación como tal. Tendrá un secretario de actas.
ARTICULO 6. Las reuniones de la Junta de Vigilancia se harán de conformidad a lo establecido en el artículo 86 de los estatutos vigentes de la Cooperativa.
ARTICULO 7. Las citaciones para las reuniones ordinarias las convocará el presidente a los miembros principales, con cinco (5) días de anticipación, señalando la hora y el sitio de reunión. Para reuniones extraordinarias también convocará el presidente, en su ausencia o en el caso de que él no lo hiciere, convocará la mayoría de los miembros principales, con dos (2) días de anticipación; fijando la fecha, hora y el tema o temas que van a tratar. A las reuniones extraordinarias se convocará también a los suplentes, pero éstos no tendrán derecho a voto, mientras estén presentes los principales.
PARÁGRAFO 1. Las citaciones para las reuniones ordinarias y extraordinarias se harán por escrito, a excepción de las extraordinarias que se podrán hacer verbalmente en forma directa o por teléfono.
PARÁGRAFO 2. Las reuniones extraordinarias se limitarán sólo a temas para los cuales se hizo la convocatoria.
ARTICULO 8. La concurrencia de los dos miembros principales de la Junta de Vigilancia, nará quorum para deliberar y decidir. La falta de un principal la suplirá el respectivo suplente.
ARTICULO 9. Las decisiones de la Junta de Vigilancia deberá ser aprobado por unanimidad y deben constar de acuerdo a lo establecido en el Artículo 103 de los estatutos vigentes de la Cooperativa.
PARÁGRAFO: Para efectos de la distribución del trabajo, los miembros deben hacerlo equitativamente, para luego discutirlas en conjunto.
ARTICULO 10. La remoción del cargo de un miembro de la Junta de Vigilancia se hará cuando sin causa justificada dejaré de asistir a tres (3) sesiones continuas y a cinco (5) alternas. También perderá su carácter de tal el miembro de la Junta de Vigilancia que representa a una persona jurídica asociada y se retire de ella.
Si los dos (2) faltaren las cuatro veces, el Consejo de Administración, o en su defecto el Revisor Fiscal, notificará a los suplentes sobre el caso, para que ellos a motu propio se reúnan.
PARÁGRAFO: Se tendrán como causas justificadas los casos de enfermedad, los de ausencia del lugar sede de la cooperativa o cuando la citación a reuniones ordinarias se haga para el día no convenido.
ARTICULO 11. A las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta de Vigilancia, se podrán invitar: al Presidente del Consejo y algunos de sus miembros, el Revisor Fiscal, el Gerente, los Presidentes de los comités, cuando sea el caso y cuando el Presidente de la Junta lo considere necesario, pero tales invitados no tendrán derecho a voto en las decisiones que se tomen.
ARTICULO 12. Los miembros de la Junta de Vigilancia podrán hacerse presentes en la reunión del Consejo de Administración, sin necesidad de comunicación previa por parte del Consejo.
ARTICULO 13. La Junta de Vigilancia podrá solicitar informes al Consejo de Administración, a la Gerencia, al Revisor Fiscal y a los comités, siempre y cuando se haga por escrito y sobre aspectos específicos y que se relacionen con la vigilancia y el control.
ARTICULO 14. La Junta de Vigilancia deberá informar a la instancia pertinente sobre las irregularidades observadas o registradas en el funcionamiento de la Cooperativa y podrá amonestar al órgano correspondiente por el incumplimiento de sus observaciones y dejar constancia en las actas, para el informe a la Asamblea General.
ARTICULO 15. La Junta de Vigilancia deberá establecer un horario de atención a los asociados y cumplirlo rigurosamente. De común acuerdo con la gerencia y los funcionarios, la Junta de Vigilancia podrá establecer horario en los cuales los asociados, cuando sea el caso, quieran revisar algunos documentos de la Cooperativa.
ARTICULO 16. Son funciones de la Junta de Vigilancia:
1. Elaborar y aprobar su propio reglamento.
2. Elaborar un plan de trabajo y ejecutarlo.
3. Velar porque tanto el Consejo de Administración como la gerencia elaboren planes de acción para la Cooperativa y para que ellos se hagan de acuerdo con las decisiones tomadas en la Asamblea General o con las necesidades de los asociados.
4. Solicitar al Comité de Educación la elaboración y ejecución del plan de trabajo y del presupuesto para educación y capacitación cooperativa de los asociados y
funcionarios.
5. Velar porque se cumplan las leyes, los estatutos, reglamentos y los principios cooperativos.
6. Vigilar el trabajo y revisar periódicamente el cumplimiento de los reglamentos en cada uno de los comités de la Cooperativa.
7. Revisar los contratos de trabajo y constatar que ellos estén acordes con las normas laborales y con las políticas de la Cooperativa.
8. Vigilar para que se cumplan los horarios de trabajo conforme a lo estipulado, especialmente el de atención a los asociados y dar aviso a la gerencia o al Consejo de las irregularidades observadas.
9. Vigilar que el nombramiento de empleados cumpla las exigencias de la Cooperativa y se ajuste a las necesidades y al presupuesto de la misma.
10. Constatar que se tienen pólizas de manejo y que ellas cumplen los requisitos legales y garantizan la seguridad patrimonial de la cooperativa.
11. Solicitar informes sobre aspectos específicos cuando lo considere necesario, al Consejo de Administración, a la Gerencia, al Revisor Fiscal, o a los funcionarios subalternos, por intermedio del gerente o directamente, en el caso de que éste no lo haga.
12. Ejecutar proceso de control en los aspectos que se estime necesario hacerlo, especialmente arqueos de caja, revisión de libros de caja y bancos, conciliaciones bancarias, libros de bienes, tarjetas de inventarios, de registro de asociados, libros de actas, Consejo de Administración, Comité de Educación, Comité de Crédito, etc., Manual de Funciones, Manuales de Procedimientos.
13. Vigilar que se lleven los libros de contabilidad principales debidamente registrados en la Cámara de Comercio y que los contenidos de los asientos contables estén acordes con las operaciones realizadas y éstas con las políticas de la Cooperativa.
14. Exigir al Revisor Fiscal el cumplimiento de sus obligaciones.
15. De acuerdo con la ley y si los estatutos así lo estipulan, convocar a la Asamblea General o al Consejo de Administración, cuando sea del caso.
16. Atender las quejas de los asociados y darles su trámite correspondiente.
17. Proponer a la Asamblea General la remoción de un miembro del Consejo de Administración, cuando éste haya cometido actos que lesionen los intereses de la Cooperativa, fundamentando por escrito los cargos que se le imputen.
18. Llevar un libro de actas y un archivo de comunicaciones y de registros de los resultados de la vigilancia y el control realizados.
19. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en asambleas o para elegir delegados.
20. Elaborar y rendir un informe ante la Asamblea General.
21. Las demás que le señalen las leyes o los estatutos.
ARTICULO 17. Este reglamento entra en vigencia, a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta de Vigilancia.
El presente reglamento fue aprobado por la Junta de Vigilancia en reunión realizada el día 21 de marzo de 2009, según consta en el Acta No._____
JUNTA DE VIGILANCIA